Um escritório corporativo possui inúmeras demandas a serem realizadas diariamente, sem contar com as atividades extras que não fazem parte das principais funções de uma empresa. 

Verificar o funcionamento do ar condicionado, realizar ajustes em salas de reunião ou pensar na troca de novas lâmpadas, não é a prioridade da maioria das organizações, embora seja essencial para manter a continuidade das operações. 

Afinal, o desempenho das tarefas muitas vezes é interrompido por um imprevisto, como manutenções de emergência nos aparelhos corporativos ou falhas em determinados equipamentos. 

A gestão de facilities é responsável por garantir que eventuais incidentes no ambiente de trabalho não venham a acontecer. Continue a leitura e entenda mais sobre como o facilities pode ajudar a sua empresa a evitar desperdício de tempo e dinheiro. 

O que é facilities?

Facilities significa “instalações” em inglês e possui o objetivo de oferecer serviços que facilitam a organização e manutenção da rotina das empresas. 

Manutenções preventivas, corretivas, residentes e diversas outras atividades, são operações gerenciadas por empresas de facilities terceirizadas.

Seu objetivo é assegurar o funcionamento e performance dos ambientes corporativos através de mão de obra especializada e planejamento estratégico. 

Segundo a International Organization for Standardization, que em tradução livre significa “Organização Internacional de Padronização”, facilities pode ser definido como uma função organizacional que integra pessoas, lugares e processos. 

Com isso, é possível obter não apenas mais produtividade, como também mais qualidade nas tarefas diárias de uma organização. 

O facilities divide-se em duas categorias, sendo elas:

Hard service: 

Diz respeito aos serviços imprescindíveis para a estrutura física do local, como a manutenção de equipamentos que podem, ou não, estar relacionados com a integridade dos colaboradores de uma empresa. 

Alguns exemplos podem ser os sistemas contra incêndios, redes elétricas ou hidráulicas. Ainda que outros aparelhos não ofereçam um risco tão grande, também requerem manutenções frequentes para que não sejam motivo de interrupção das atividades. 

Em resumo, cabe a esta categoria, todos aqueles serviços que necessitam de periodicidade nas manutenções. 

Soft service: 

As demandas que dependem única e exclusivamente da necessidade de cada empresa, fazem parte da categoria soft service, Isso significa que não há a exigência de que o serviço seja prestado com regularidade, como dedetização, limpeza e outros. 

Além disso, as operações dessa categoria no facilities não é obrigatória e pode ser considerado um “extra”. 

Ao contrário dos hard services, os softs incluem serviços que não precisam obedecer às recomendações do fabricante e não estão ligados diretamente com os lucros e prejuízos da organização. 

A exceção é a limpeza, que é essencial para qualquer ambiente. Certamente nenhum cliente gostaria de ser atendido em um local que não cumpre essa premissa básica. 

Importância do serviços de facilities para as empresas

Como foi possível perceber, o facilities envolve serviços essenciais para a sobrevivência das empresas, principalmente os hard services. 

As atividades dessa categoria impactam a produtividade dos funcionários e apresentam relação com as obrigações legais que uma organização possui, o que consequentemente influencia na área financeira. 

Seu principal objetivo é evitar interrupções não planejadas e manter o alto desempenho no trabalho. 

Desse modo, é possível evitar prejuízos a curto e longo prazo. 

Ao realizar manutenções periódicas, a sua empresa está agindo na prevenção de acidentes no trabalho, além de também auxiliar no prolongamento da vida útil de seus equipamentos. 

Terceirizar esse serviço é fundamental para garantir a máxima eficiência na sua execução. Afinal, os profissionais que irão trabalhar nas manutenções são pessoas especializadas e com vasta experiência de mercado. 

A burocracia, ao terceirizar o serviços de facilities, também diminui. Os curtos de cada funcionário, caso a ideia seja implementar uma equipe interna para realizar esse tipo de atividade, podem ser bem altos. 

Uma gestão empresarial eficiente entende quais atividades fazem parte do seu escopo de trabalho e quais devem ser delegadas para outra organização. 

Os serviços de facilities permitem manter o foco no core business, possibilitando que os esforços sejam voltados para o crescimento do negócio. 

Caso a sua empresa seja um escritório de advocacia, por exemplo, o seu objetivo será atrair cada vez mais clientes, certo? Porém, se constantemente você precisa resolver problemas com equipamentos, a meta não será alcançada de maneira realmente satisfatória pois a sua atenção não estará alinhada com o seu propósito. 

Principais vantagens do facilities:

• Reduz de custos com encargos e processos trabalhistas;
• Dispensa burocracias;
• Diminui o risco de acidentes no trabalho;
• Permite que atividades insalubres e perigosas sejam realizadas por uma equipe preparada e especializada;
• Reduz custos com a compra de novos equipamentos e peças desgastadas;
• Terceiriza a compra de materiais, insumos, equipamentos de proteção, etc.

Facilities em escritórios corporativos

Escritórios corporativos possuem demandas específicas a serem realizadas, como a inspeção do desempenho de ar condicionados, instalação de novas lâmpadas e demais manutenções necessárias nas salas de reuniões.

A manutenção em ar condicionados, por exemplo, é essencial para manter a sua eficiência energética e o período da sua vida útil estável. É comum que a negligência desse cuidado acabe gerando inconvenientes, como: odores desagradáveis e proliferação de bactérias, o que prejudica a qualidade do ar. 

Quando isso ocorre, a proliferação de microorganismos no ambiente pode contribuir para o agravamento de doenças como rinite, asma, sinusite e bronquite. 

Os colaboradores que tiverem contato com esse ar, provavelmente irão precisar permanecer afastados do trabalho por conta de problemas respiratórios e assim, irão perder alguns dias de produtividade. 

Outra consequência de não realizar as manutenções preventivas, é que existe uma grande possibilidade de acontecer um desgaste das peças caso o ar condicionado seja utilizado quando não está em seu pleno funcionamento. 

Isso porque, o aparelho passa por uma sobrecarga muito maior do que consegue suportar, geralmente por um tempo considerável. As manutenções periódicas impedem que isso aconteça, pois todas as peças serão inspecionadas e se necessário, substituídas para evitar que problemas como esse ocorram. 

As lâmpadas passam por um processo semelhante, já que precisam ser trocadas sempre que o seu fluxo luminoso situar-se abaixo de 75%. É recomendável que sejam substituídas antes mesmo de apresentar qualquer falha, o que somente é possível através de inspeções regulares. Caso contrário, começam a apresentar defeitos e podem parar de funcionar de uma hora para outra, ocasionando um imprevisto indesejável. Uma iluminação adequada em ambientes corporativos, é um dos requisitos básicos que uma organização deve seguir e por isso, não pode permanecer sem assistência. 

Como o facilities pode otimizar os processos de escritórios corporativos

O facilities permite que os empresários possam evitar o desperdício de tempo, já que todas as preocupações em torno dos equipamentos de sua empresa serão terceirizadas e não haverá grandes imprevistos para causar distrações desnecessárias. 

As manutenções de emergência acontecem quando menos se espera e dependendo do problema, pode acabar interrompendo as atividades por tempo indeterminado. 

Antecipar-se às adversidades é a melhor forma de evitá-las. 

Dessa forma, os processos do escritório tornam-se mais fluídos e otimizados. Não havendo a necessidade de dispor de tempo e energia para resolver problemas como esses, os gestores podem voltar a sua atenção para estratégias de crescimento da empresa, além de também conseguir dedicar-se para a liderança de seus funcionários. 

Uma boa liderança estimula a comunicação adequada entre os membros de sua equipe, proporcionando um espaço confortável para feedbacks construtivos. 

A partir disso, é possível desenvolver conexões de confiança, proporcionando mais autonomia e motivação para os trabalhadores. 

Aspectos como esses são fundamentais para o crescimento contínuo de um negócio, já que estimula os colaboradores a entrarem em um processo de constante melhoria e aprendizado. 

Com isso, além da economia de custos com equipamentos que adquirem mais durabilidade, é possível também reduzir a rotatividade dos funcionários através de uma liderança bem executada. 

Como escolher a organização de facilities certa para o seu negócio 

A escolha de uma empresa de facilities precisa ser analisada com base nas necessidades do seu negócio.

Quais serviços da categoria soft services você gostaria de contratar e quais da hard service você considera indispensável para a sua organização? 

É importante considerar que existem companhias especializadas em um tipo de serviço de facilities, justamente porque tem o objetivo de fazer entregas com a máxima qualidade e eficiência. 

Antes de definir quais operações você precisa terceirizar na sua companhia, pondere algumas questões:

• Esse serviço é essencial para o funcionamento da empresa?
• Há riscos de segurança caso o serviço não seja realizado?
• O serviço deve ser prestado por uma pessoa especializada?
• A satisfação do cliente depende desse serviço?
• Ao contratar esse serviço, os processos serão otimizados?

Caso a resposta seja sim para pelo menos uma das perguntas, comece a pesquisar companhias que prestam os serviços que você está buscando. Faça uma análise aprofundada dos benefícios que a empresa oferece e após verificar as opções disponíveis, compare as entregas de cada um. 

Antes de fechar negócio, certifique-se de que é uma empresa que você pode confiar seguindo os seguintes passos:

• Solicite documentações que comprovem a veracidade das capacitações técnicas da empresa;
• Peça indicações para clientes que já realizaram algum trabalho com a organização;
• Duvide de valores muito inferiores da média do mercado;
• Analise com cautela, o contrato e a descrição das atividades que serão desenvolvidas pela empresa. 

Não se esqueça que a eficiência dos serviços de facilities impacta diretamente na segurança e produtividade do seu negócio e por isso, é necessário fazer uma escolha assertiva na empresa terceirizada. 

Por fim, priorize as companhias que você consegue sentir autoridade no seu segmento de atuação. Um escritório corporativo exige a manutenção de diversos aparelhos para que suas operações não sejam interrompidas por conta de falhas inesperadas. 

A Keepee é uma empresa de facilities 4.0, especializada em manutenções preventivas, corretivas e residenciais, que possui suporte integral e monitoramento remoto. 

Através da integração de tecnologias, processos e pessoas, disponibiliza um software de gerenciamento próprio, que permite o envio de demandas de uma maneira simples e descomplicada. Com ele, é possível realizar a postagem de um vídeo que evidencie a falha que você precisa resolver, o que torna a identificação do problema muito mais otimizada. Uma vez que estando com o diagnóstico da situação, nossa equipe pode te atender de forma imediata, pois estamos disponíveis em todo território nacional. 

De acordo com a CA Technologies, a tecnologia, quando aliada a serviços de facilities, gera um aumento de receita em até 50% e promove um acréscimo de 52% na eficiência operacional de uma empresa. Agende uma reunião conosco e saiba mais sobre como você pode proporcionar resultados como esses através de manutenções mais inteligentes.