O varejo é um setor dinâmico e altamente competitivo, onde cada detalhe pode fazer a diferença na percepção do cliente e no sucesso do negócio. Nesse contexto, o gerenciamento eficiente das instalações físicas, conhecido como facilities, desempenha um papel fundamental na garantia de uma experiência positiva para o consumidor.

O facilities no varejo engloba uma ampla gama de serviços e atividades que visam manter as lojas em pleno funcionamento, seguras, limpas e atraentes para os clientes. Isso inclui desde a manutenção predial, como reparos elétricos e hidráulicos, até a gestão de serviços como limpeza, segurança, climatização, iluminação e gestão de resíduos.

Um dos principais objetivos do facilities, especificamente no varejo, é criar um ambiente acolhedor e agradável, que estimule o cliente a permanecer mais tempo na loja e a ter uma experiência de compra satisfatória. Isso significa garantir que as instalações estejam sempre em perfeito estado, com uma atmosfera agradável e funcionalidades que atendam às necessidades dos consumidores.

Outro aspecto relevante, é a gestão eficiente dos recursos e a sustentabilidade ambiental. Isso inclui a implementação de práticas de eficiência energética, como o uso de iluminação LED e sistemas de climatização inteligentes, além do gerenciamento adequado dos resíduos, como a reciclagem e a redução do consumo de materiais descartáveis.

Em um mercado cada vez mais competitivo, as empresas de varejo que investem em facilities se destacam ao proporcionar um ambiente agradável, seguro e funcional para os clientes. Essas empresas entendem que a excelência operacional é um diferencial estratégico que contribui para o fortalecimento da marca, a fidelização dos clientes e o aumento das vendas.

Mas afinal, o que é facilities? 

Facilities refere-se a um conjunto de serviços e facilidades que são projetados para melhorar e otimizar o funcionamento de um espaço físico, seja ele um edifício, uma empresa, uma instituição ou um complexo. 

Trata-se, basicamente, de uma variedade de atividades e funções que visam garantir o bom funcionamento das instalações físicas de uma organização. Esses serviços podem ser executados internamente pela própria empresa ou podem ser terceirizados para fornecedores especializados em gestão de facilities. 

Essas atividades abrangem uma ampla gama de áreas e podem variar de acordo com o tipo e tamanho da organização. 

Conheça os principais serviços do facilities

Limpeza e higienização: 

Os serviços de limpeza são essenciais para manter as instalações limpas, higienizadas e visualmente agradáveis. Isso inclui a limpeza regular de escritórios, salas, banheiros, áreas comuns, janelas e pisos. A higienização adequada é crucial para manter a saúde e o bem-estar dos ocupantes das instalações, além de transmitir uma imagem profissional e cuidadosa da organização. 

Segurança e gerenciamento de riscos: 

A segurança é uma preocupação fundamental em qualquer ambiente. Os serviços de facilities incluem a implementação e manutenção de sistemas de segurança, como câmeras de vigilância, controle de acesso e sistemas de alarme. Além disso, também podem abranger o gerenciamento de riscos, a avaliação de ameaças e a implementação de medidas preventivas para garantir a segurança dos ocupantes e das instalações. 

Recepção: 

O serviço de recepção é responsável por fornecer uma recepção amigável e profissional a visitantes, clientes e funcionários. Os recepcionistas são responsáveis por receber e direcionar as pessoas, gerenciar ligações telefônicas, agendar reuniões e fornecer informações e orientações básicas. 

Eles também lidam com tarefas administrativas, como controle de correspondência e reservas de viagens, sendo profissionais fundamentais para criar uma primeira impressão positiva e garantir um fluxo suave de comunicação dentro das instalações. 

Portaria: 

A função da portaria é assegurar a segurança e o controle de acesso às instalações. Os porteiros são responsáveis por monitorar quem entra e sai das instalações, registrar visitantes, fornecer crachás de identificação e controlar o acesso a áreas restritas, podendo também serem encarregados de lidar com a entrega de pacotes, coordenar a entrada e saída de veículos e fornecer informações básicas aos visitantes. A portaria é indispensável para a segurança e proteção das instalações, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinadas áreas.

Manutenção predial:

Essa área engloba a manutenção preventiva e corretiva das instalações físicas. Trata-se da inspeção regular e o reparo de sistemas e equipamentos, como aquecimento, ventilação e ar-condicionado (HVAC), sistemas elétricos, encanamento, elevadores, sistemas de segurança, entre outros. 

A manutenção predial garante o bom funcionamento desses sistemas, minimizando falhas e interrupções no dia a dia da organização, além de que a manutenção preventiva previne imprevistos e age antes do surgimento de qualquer falha nos equipamentos. 

Com esse objetivo, a fim de evitar que os defeitos dos aparelhos da empresa venham a se manifestar em momentos inesperados do trabalho, é necessário que as inspeções sejam realizadas com base em um planejamento de manutenção, considerando o tempo de intervalo ideal para novas revisões serem executadas. 

Por exemplo: o momento ideal para trocar as lâmpadas, é quando o seu fluxo luminoso encontra-se abaixo de 75%, principalmente nas vitrines. Abaixo dessa porcentagem, o instrumento não irá executar a sua atividade com a máxima eficiência. 

Através do facilities, também é possível obter um registro preciso de todos os reparos que foram concluídos, o que irá proporcionar mais consciência de quais peças precisam, ou ainda vão precisar ser substituídas para evitar a interrupção dos equipamentos. 

Qual a importância da manutenção preventiva para o varejo? 

A manutenção preventiva é uma estratégia importante no setor varejista para garantir o bom funcionamento das instalações e equipamentos, minimizar as interrupções nas operações e maximizar a vida útil dos ativos. Algumas diretrizes para implementar a manutenção preventiva no varejo, são: 

Identificar ativos críticos: 

Comece identificando os ativos críticos para as operações varejistas, como sistemas de iluminação, ar condicionado, equipamentos de ponto de venda, sistemas de segurança, elevadores, entre outros. Estabeleça uma lista de prioridades para determinar quais ativos requerem uma manutenção preventiva mais regular. 

Elaborar um plano de manutenção: 

Crie um plano de manutenção preventiva que detalhe as tarefas a serem executadas em cada ativo, incluindo a periodicidade, os procedimentos a serem seguidos e os responsáveis pela execução. Considere as recomendações dos fabricantes e as melhores práticas do setor ao desenvolver o plano. 

Agendamento regular: 

Estabeleça uma programação regular para a execução das atividades de manutenção preventiva. Isso pode incluir inspeções periódicas, troca de filtros, lubrificação de componentes, calibrações, testes de funcionalidade, entre outros. Defina prazos realistas para garantir que a manutenção seja realizada a tempo.

Registro e documentação: 

Mantenha registros detalhados de todas as atividades de manutenção preventiva realizadas. Isso inclui datas, descrição das tarefas executadas, materiais utilizados, resultados e observações relevantes. A documentação adequada ajuda a rastrear o histórico de manutenção, identificar padrões de problemas e auxiliar nas decisões futuras. 

Utilização de tecnologia: 

Aproveite a tecnologia disponível para facilitar a implementação da manutenção preventiva. Sistemas de gerenciamento de facilities (FMS) podem ser utilizados para agendar e rastrear as atividades de manutenção, enviar lembretes automáticos, gerar relatórios e fornecer insights sobre o desempenho dos ativos.

Colaboração com fornecedores: 

Trabalhe em parceria com fornecedores e fabricantes para obter orientações técnicas e recomendações específicas sobre a manutenção dos equipamentos e sistemas. Eles podem fornecer informações valiosas sobre os intervalos de manutenção, procedimentos adequados e eventuais atualizações ou melhorias.

Monitoramento contínuo: 

Além da manutenção preventiva programada, implemente um sistema de monitoramento contínuo para identificar problemas potenciais antes que se tornem falhas críticas. Isso pode incluir sensores de monitoramento de condições, análise de dados em tempo real e sistemas de alerta para notificar sobre condições anormais ou falhas iminentes.

Lembre-se de que a manutenção preventiva é um processo contínuo e deve ser revisado e ajustado periodicamente para se adaptar às necessidades e mudanças das operações varejistas.

Como o facilities pode contribuir para o setor varejista? 

O facilities pode desempenhar um papel significativo no varejo, otimizando processos e contribuindo para o sucesso do negócio por meio da terceirização de serviços. Aqui estão algumas maneiras pelas quais o facilities pode contribuir e otimizar os processos em lojas ou comércios: 

Especialização e expertise: 

Ao terceirizar serviços de facilities, as empresas varejistas têm acesso a fornecedores especializados que possuem experiência e conhecimento específico na gestão de determinados serviços. Isso significa que esses fornecedores podem oferecer soluções eficientes e inovadoras, levando em consideração as melhores práticas e tecnologias disponíveis. A expertise desses fornecedores pode ajudar a melhorar a qualidade e eficiência dos processos relacionados às instalações varejistas. 

Redução de custos e flexibilidade: 

Terceirizar serviços de facilities permite às empresas varejistas reduzir custos operacionais significativamente. Ao invés de contratar e treinar uma equipe interna para lidar com todos os aspectos das instalações, a terceirização permite que as empresas paguem apenas pelos serviços necessários, quando precisarem. Além disso, a terceirização oferece flexibilidade, permitindo que as empresas ajustem a demanda conforme necessário, seja aumentando ou reduzindo os serviços contratados. 

Foco no negócio principal: 

Ao terceirizar os serviços de facilities, as empresas podem se concentrar em suas atividades principais e no atendimento ao cliente. A terceirização alivia a carga de gerenciar as tarefas relacionadas às instalações, permitindo que a equipe interna se concentre em estratégias de vendas, marketing, merchandising e outras áreas fundamentais para o sucesso do negócio. 

Dessa forma, a terceirização ajuda a melhorar a eficiência e a produtividade das operações varejistas. 

Acesso a recursos e tecnologia:

Os fornecedores de serviços de facilities geralmente possuem acesso a recursos e tecnologia avançada que podem beneficiar as empresas varejistas. Isso inclui sistemas de gerenciamento de facilities, software de monitoramento de segurança, equipamentos de limpeza especializados e muito mais. Ao terceirizar esses serviços, as organizações podem aproveitar esses recursos e tecnologias sem precisar investir diretamente em sua aquisição, permitindo a adoção de soluções atualizadas e de alta qualidade. 

Melhoria da experiência do cliente: 

A terceirização de serviços de facilities pode levar a uma melhoria significativa na experiência do cliente. Com uma equipe externa especializada em serviços como limpeza, segurança e manutenção, o comércio pode ser mantido em excelentes condições, proporcionando um ambiente agradável e seguro para os clientes. 

Isso contribui para uma experiência de compra positiva, aumentando a satisfação do cliente e fidelidade à marca.

Em resumo, a terceirização de serviços de facilities no varejo pode trazer uma série de benefícios, incluindo redução de custos, melhoria da eficiência operacional, foco nas atividades principais e melhoria da experiência do cliente.

Equipamentos e setores do varejo que são otimizados através do facilities:

O gerenciamento de facilities no varejo envolve a otimização de diversos equipamentos e setores, visando melhorar a eficiência operacional e proporcionar uma experiência positiva para os clientes. Confira abaixo alguns exemplos de equipamentos e setores que podem ser otimizados pelo gerenciamento de facilities:

Sistemas de iluminação: 

O uso de iluminação eficiente e adequada pode não apenas criar uma atmosfera agradável na loja, mas também reduzir os custos de energia. A instalação de lâmpadas LED de baixo consumo e a utilização de sensores de movimento para controlar a iluminação podem ser estratégias eficazes nesse sentido.

Climatização: 

Manter a temperatura e a qualidade do ar adequadas é essencial para o conforto dos clientes. Os sistemas de climatização devem ser monitorados e mantidos regularmente, garantindo um ambiente agradável e controlando os gastos de energia. Além disso, a utilização de tecnologias de automação, como sensores de presença, pode ajudar a otimizar o uso dos sistemas de climatização.

Segurança: 

A segurança é uma preocupação fundamental no varejo. O gerenciamento de facilities pode incluir a instalação e a manutenção de sistemas de segurança, como câmeras de vigilância, alarmes de intrusão e sistemas de controle de acesso. Além disso, é importante ter procedimentos de segurança bem definidos e treinamento adequado para a equipe.

Equipamentos de ponto de venda (PDV): 

Os equipamentos utilizados no PDV, como computadores, impressoras e scanners, devem estar em pleno funcionamento para garantir uma operação eficiente. O gerenciamento de facilities pode envolver a manutenção regular desses equipamentos, além de garantir uma infraestrutura de rede confiável e segura.

Não é exagero dizer que o PDV é o espaço mais importante da sua loja, afinal, é onde as suas vendas são realmente concretizadas. Entre os principais equipamentos utilizados para facilitar as operações, podemos destacar:

• Computador;
• Balança de checkout;
• Leitor de código de barras;
• Impressora;
• Nobreak;
• Gaveta de dinheiro;
• Entre outros.

Cada um desses aparelhos desempenha um papel essencial para a praticidade e agilidade na compra, certo? Quando um consumidor está na fila, o que ele menos quer é ficar esperando muito tempo para pagar o seu produto, principalmente se o motivo for a falta de funcionamento de um dos aparelhos. 

Isso porque, torna-se perceptível que o erro foi interno e que poderia ser evitado com mais planejamento da equipe. As manutenções periódicas ainda proporcionam ao varejista, a segurança de que todos os aparelhos irão operar perfeitamente, o que garante um melhor atendimento aos consumidores. 

Além disso, com os nobreaks em seu pleno funcionamento, é possível obter a garantia de que os equipamentos não serão interrompidos de maneira brusca, prevenindo danos permanentes aos aparelhos e permitindo o backups de informações importantes. 

Manutenção dos equipamentos: 

A manutenção adequada do prédio é essencial para garantir a segurança e o funcionamento correto das instalações. Isso inclui reparos elétricos e hidráulicos, manutenção de pisos, paredes e tetos, além do controle de pragas e dedetização. A manutenção preventiva é fundamental para evitar problemas e minimizar o tempo de inatividade.

Esses são apenas alguns exemplos dos equipamentos e setores que podem ser otimizados pelo gerenciamento de facilities no varejo. Cada empresa pode ter necessidades específicas, e é importante adaptar as estratégias de facilities de acordo com o tamanho da loja, o tipo de produtos vendidos e as demandas dos clientes.

Principais desafios da gestão de facilities no setor varejista e como resolvê-los

A gestão de facilities no varejo envolve diversos desafios específicos. Confira as principais dificuldades enfrentadas e como resolver cada uma delas: 

Coordenar múltiplos locais: 

No setor varejista, muitas vezes existem várias lojas, filiais ou unidades distribuídas geograficamente. Isso pode dificultar a coordenação eficiente dos serviços de facilities em todos os locais. Uma solução é implementar um sistema centralizado de gestão de facilities, que permite monitorar e controlar as operações em todas as unidades de forma integrada. 

Nesses casos, a tecnologia pode ser uma ótima aliada para o gerenciamento de facilities, 

Isso pode incluir a utilização de tecnologia, como software de gerenciamento de facilities, para facilitar a comunicação, o compartilhamento de informações e o acompanhamento das atividades em todos os locais.

Manutenção e reparos emergenciais: 

No varejo, a ocorrência de problemas de manutenção ou reparos emergenciais pode ter um impacto imediato nas operações e nas vendas. Uma solução é estabelecer acordos de serviços de emergência com fornecedores confiáveis, garantindo uma resposta rápida e eficiente a qualquer problema. Além disso, é importante realizar manutenção preventiva regular para minimizar o risco de falhas e antecipar problemas antes que se tornem emergenciais.

Gestão de fornecedores: 

No setor varejista, é comum contar com vários fornecedores de serviços de facilities, como limpeza, segurança, manutenção, entre outros. Gerenciar esses fornecedores pode ser um desafio, especialmente garantir que eles cumpram os padrões de qualidade e serviço esperados. 

Uma solução é estabelecer contratos claros e bem definidos, com especificações detalhadas dos serviços e critérios de desempenho. Além disso, é importante estabelecer um sistema de monitoramento e avaliação contínua para garantir que os fornecedores cumpram os requisitos acordados.

Experiência do cliente: 

A gestão de facilities no setor varejista também está relacionada à experiência do cliente. Problemas como instalações sujas, problemas de segurança ou problemas de manutenção podem afetar negativamente a percepção do cliente em relação à marca. É fundamental garantir que os serviços de facilities sejam executados de forma consistente e de alta qualidade em todas as lojas. 

Isso pode envolver a implementação de padrões e diretrizes claras, treinamento adequado para a equipe de facilities e avaliações regulares para monitorar a satisfação do cliente.

Manutenção de tecnologia e inovação: 

No setor varejista, a tecnologia desempenha um papel cada vez mais importante na gestão de facilities. No entanto, manter-se atualizado com as últimas tendências e soluções tecnológicas pode ser um desafio. 

Uma solução é investir na pesquisa e avaliação de novas tecnologias relevantes para as operações de facilities. Isso pode incluir sistemas de gestão de energia, automação de processos, monitoramento remoto, entre outros. Não esqueça da importância em estabelecer parcerias com fornecedores de tecnologia confiáveis e acompanhar de perto as inovações do setor. 

Como a tecnologia pode ser uma aliada para o facilities no varejo

A tecnologia pode ser uma grande aliada para a gestão de facilities no setor varejista, trazendo benefícios significativos em termos de eficiência, qualidade e experiência do cliente. Aqui estão algumas maneiras pelas quais a tecnologia pode ser aproveitada:

Sistemas de Gerenciamento de Facilities (FMS): 

Os sistemas de gerenciamento de facilities são plataformas que permitem o controle centralizado de todas as atividades relacionadas a facilities. Eles podem incluir recursos como agendamento de manutenção, monitoramento de ativos, solicitações de serviço, gestão de inventário e muito mais. Esses sistemas permitem uma gestão mais eficiente e organizada de todas as operações de facilities, com acesso rápido a informações importantes e automação de tarefas.

Monitoramento remoto: 

A tecnologia permite o monitoramento remoto de vários aspectos das instalações varejistas. Isso pode incluir monitoramento de sistemas de segurança, como câmeras de vigilância e alarmes, monitoramento de condições ambientais, como temperatura e umidade, e monitoramento de sistemas de energia, como iluminação e HVAC. O monitoramento remoto ajuda a identificar problemas rapidamente, agir de forma proativa e reduzir custos operacionais.

Análise de dados: 

A tecnologia permite a coleta e análise de dados relacionados às operações de facilities. Isso inclui dados sobre consumo de energia, uso de recursos, manutenção preventiva, satisfação do cliente, entre outros. Ao analisar esses dados, é possível identificar padrões, tendências e oportunidades de melhoria. A análise de dados ajuda na tomada de decisões embasadas, na otimização de recursos e no planejamento estratégico.

A Keepee conta com um software próprio, o Onsuite, no qual você pode acompanhar todos os dados, gráficos e faturas em tempo real, além de obter relatórios dinâmicos sobre tudo que acontece nas manutenções da sua empresa. 

Com o Onsuite, é possível realizar a postagem de um vídeo que evidencie a falha que você precisa resolver e tornar a identificação do problema muito mais otimizada. 

Como otimizar a gestão de facilities no varejo

Para otimizar a gestão de facilities no varejo, é importante adotar algumas estratégias e práticas eficientes. Aqui estão algumas dicas para otimizar a gestão de facilities no varejo:

Planejamento estratégico: 

Desenvolva um plano estratégico abrangente para a gestão de facilities, alinhado aos objetivos da empresa varejista. Defina metas claras, identifique as necessidades específicas de cada local e estabeleça prioridades. Isso ajudará a direcionar os recursos e esforços de maneira eficiente, garantindo que os serviços de facilities estejam alinhados com as demandas do negócio.

Padronização de processos: 

Estabeleça padrões e procedimentos consistentes para todas as operações de facilities. Isso inclui diretrizes claras para limpeza, manutenção, segurança, controle de acesso e outros serviços. A padronização dos processos garante uma execução consistente em todas as lojas, melhora a eficiência e simplifica a gestão de facilities.

Monitoramento e medição de desempenho: 

Implemente sistemas de monitoramento e medição de desempenho para avaliar a eficiência e qualidade dos serviços de facilities. Isso pode envolver o estabelecimento de indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes, como tempo de resposta a chamados de manutenção, satisfação do cliente, cumprimento de prazos de limpeza, entre outros. Essas métricas ajudarão a identificar áreas de melhoria e tomar medidas corretivas quando necessário.

Automação e tecnologia: 

Utilize a automação e a tecnologia para otimizar processos e melhorar a eficiência da gestão de facilities. Isso pode incluir a implementação de sistemas de gerenciamento de facilities (FMS), software de monitoramento de segurança, agendamento automatizado de tarefas, entre outros. A tecnologia pode ajudar a simplificar tarefas, reduzir erros, agilizar processos e fornecer insights valiosos para a tomada de decisões.

Parcerias estratégicas: 

Estabeleça parcerias com fornecedores confiáveis e experientes no setor de facilities. Procure por empresas que possam oferecer soluções abrangentes e personalizadas para atender às necessidades específicas do varejo. Além disso, é importante manter uma comunicação aberta e colaborativa com os fornecedores, garantindo que eles entendam as expectativas e requisitos da empresa varejista.

Treinamento e capacitação da equipe: 

Invista no treinamento e capacitação da equipe envolvida na gestão de facilities. Isso inclui os funcionários internos responsáveis pela supervisão dos serviços, bem como os colaboradores dos fornecedores externos. O treinamento adequado ajudará a melhorar a qualidade do trabalho, aumentar a eficiência e promover a segurança nas operações de facilities.

Feedback e melhoria contínua: 

Esteja aberto ao feedback dos clientes, funcionários e fornecedores sobre a gestão de facilities. Realize pesquisas de satisfação, realize reuniões regulares de acompanhamento e esteja disposto a fazer ajustes e melhorias com base nas informações recebidas. 

Caso você queira contar com serviços de facilities especializados na manutenção dos equipamentos da sua empresa e obter uma equipe altamente capacitada à sua disposição, entre em contato conosco.