O varejo sempre foi uma indústria dinâmica e em constante evolução, impulsionada pelas necessidades e expectativas em constante mudança dos consumidores. 

Nos últimos anos, a tecnologia emergiu como uma força transformadora no setor, revolucionando a forma como as empresas interagem com os clientes, gerenciam operações e impulsionam o crescimento dos negócios.

De maneira geral, a tecnologia possui a capacidade de melhorar expressivamente a experiência do consumidor, proporcionando maior conveniência, personalização e eficiência em todos os aspectos do varejo. 

A gestão de facilities, como parte essencial na manutenção das atividades operacionais do varejo, precisou acompanhar as transformações do setor e adaptar-se ao mundo tecnológico. 

Continue a leitura e compreenda como a tecnologia pode ser uma aliada na gestão de facilities para o varejo.  

Por que utilizar a tecnologia no varejo pode otimizar os processos

Com a rápida evolução tecnológica, as empresas varejistas têm a oportunidade de aproveitar uma variedade de soluções inovadoras para melhorar a eficiência operacional e alcançar resultados relevantes. 

Sistemas tecnológicos de ponto de venda (PDV), por exemplo, permitem que as transações financeiras sejam realizadas de forma mais rápida e precisa, reduzindo as filas e criando uma forte lembrança de marca na mente dos clientes. 

A experiência positiva dos consumidores em relação à empresa, é o que irá determinar se ele irá se tornar um cliente fiel e frequente na loja, sendo um verdadeiro advogado da marca, a recomendando para seus amigos e familiares. 

E com a gestão de facilities não é diferente. 

Uma das principais razões para utilizar a tecnologia no varejo é a capacidade de agilizar e automatizar processos, o que é igualmente importante para os serviços que o facilities oferece. Afinal, sem a manutenção adequada da iluminação e energia elétrica, por exemplo, não há como atender as expectativas dos clientes e gerar vendas. 

Tecnologia na gestão de facilities 

A gestão de facilities garante o bom funcionamento e a eficiência operacional das organizações. Com os avanços tecnológicos, surgiram novas soluções que estão transformando a forma como essas operações são gerenciadas.

Softwares especializados permitem a automação de tarefas repetitivas e burocráticas, como agendamento de manutenção e controle de estoque. Isso reduz erros humanos, aumenta a eficiência operacional e libera tempo para que os profissionais de facilities se concentrem em tarefas mais estratégicas.

Identificamos aqui na Keepee, que o uso de um software próprio e compartilhado com os nossos clientes, aumenta a otimização do serviço, uma vez que é possível agilizar a abertura de chamados, facilitar a identificação do problema e acompanhar o status da sua solicitação pelo site ou aplicativo. 

Além de otimizar os processos, a tecnologia também facilita o gerenciamento de dados e análises na gestão de facilities. Os sistemas integrados permitem o registro centralizado de informações, como inventário de ativos, histórico de manutenção e documentos relevantes. 

Esses dados podem ser analisados para identificar padrões, otimizar processos e tomar decisões informadas.

Dessa forma, os seus chamados são registrados, gerando um histórico das solicitações e suas recorrências. Isso faz com que seja possível criar um planejamento antecipado do tempo que cada aparelho irá precisar de manutenção, por exemplo, de um modo muito mais assertivo e considerando as necessidades especializadas da sua empresa. 

Através do nosso banco de dados de mais de 16 anos, conseguimos prever a média de tempo que cada aparelho irá precisar de manutenção, o que facilita o planejamento estratégico e permite identificar problemas em potencial antes que as falhas ocorram. 

Porém, com o histórico de solicitações de serviço da sua empresa, podemos obter um plano mais personalizado. Cada organização possui as suas particularidades quanto ao uso do aparelho, como tempo de operação, ambiente que ele está localizado, cuidado ao manuseá-lo, além da marca e confiabilidade do fabricante.

Ao terceirizar empresas de facilities que possuem soluções tecnológicas, as empresas podem aprimorar a eficiência operacional, reduzir custos e oferecer um ambiente seguro e confortável para colaboradores e clientes. 

Vantagens de utilizar a tecnologia no facilities

Utilizar a tecnologia na gestão de facilities traz diversas vantagens significativas, que impactam positivamente o desempenho e a eficiência das operações. Confira algumas das principais vantagens de utilizar a tecnologia no gerenciamento de facilities:

Automação de processos: 

Softwares especializados permitem realizar a automação de tarefas,reduzindo a carga de trabalho manual e liberando tempo para atividades mais estratégicas. Assim, você não precisa se preocupar em lembrar de agendar uma manutenção preventiva para a sua loja todos os meses, por exemplo. 

O próprio sistema pode automatizar esse serviço com recorrência, dispensando a necessidade de abrir um chamado manualmente. 

Acompanhamento da operação:

Visualizar o status do seu chamado, rastrear o técnico que irá te atender, adquirir relatórios e análises completas sobre os serviços prestados, são alguns exemplos de benefícios que a tecnologia no facilities proporciona. 

Dentro do software da Keepee, você acompanha a operação em tempo real desde o seu início até a sua finalização, adquirindo todas as informações que você precisa para dar continuidade no serviço. Isto é, dentro da própria ferramenta, é possível abrir chamados, realizar pagamentos, gerar gráficos e obter histórico de atividades. 

Gestão de dados e análise: 

A tecnologia permite o registro centralizado e o gerenciamento eficiente de dados relevantes para a gestão de facilities, sendo possível ter acesso a gráficos e relatórios completos sobre todo o serviço. 

Sistemas integrados de gestão de facilities (FMIS) permitem armazenar informações sobre ativos, histórico de manutenção, contratos e documentação. Esses dados podem ser analisados para identificar tendências, otimizar processos, tomar decisões embasadas e melhorar a eficiência operacional. 

Melhoria da experiência do cliente:

A tecnologia traz mais agilidade para as operações e permite que a experiência do consumidor não seja prejudicada, o que no final das contas é o que realmente importa para que a sua lembrança de marca seja positiva. 

Para gerar uma lembrança negativa, basta que um aspecto do varejo não esteja como esperado, como a falta de uma boa iluminação para que os produtos sejam valorizados ou a falta de um ar condicionado que mantenha uma boa climatização. Tudo isso contribui de maneira consciente, ou inconsciente, para a geração de valor da loja e está relacionado com os serviços que o facilities oferece. 

Em resumo, a tecnologia aliada ao facilities contribui para que toda a operação seja mais ágil e eficaz para a equipe interna, impactando indiretamente a experiência dos clientes. 

Principais funcionalidades do software da Keepee 

Agora que você já sabe a importância da tecnologia no varejo, conheça as principais funcionalidades do software da Keepee e veja na prática, as vantagens que ele oferece para a sua empresa:

1. Barra de notificações

O botão da barra de notificação abrirá todas as atualizações referentes à comunicação das ordens de serviço em aberto. Isso facilita a organização das informações e permite que você esteja sempre atualizado sobre o que está acontecendo no facilities da sua organização.

2. Painel geral

A área do painel é uma forma de dashboard contendo as principais informações das ações realizadas. Você poderá filtrar apenas os dados mais importantes para que a visualização seja otimizada e assertiva, possibilitando que você encontre exatamente o que está buscando.

3. Filtrar dados

Você pode filtrar os dados de acordo com o que você está buscando, como o período de cada chamado, quem solicitou, qual a especialidade do pedido, a sua situação, tipo, cidade, quantidade ou valor.

4. Matriz/Filial

No campo Matriz/filial, é possível selecionar qual matriz empresarial, caso exista mais de uma, você deseja visualizar os dados, sendo possível escolher todas, apenas uma ou mais filiais específicas. 

5. Exportar gráficos

Caso você queira utilizar os gráficos em uma apresentação ou simplesmente armazená-los de maneira interna na sua empresa, é possível exportar os gráficos. Para isso, basta clicar no botão localizado no canto superior da tela escrito “Exportar Gráfico”. Assim, o PDF será gerado automaticamente.

Gráficos de acompanhamento: conheça as métricas que disponibilizamos para a sua empresa

Com os gráficos de acompanhamento você terá todas as métricas em tempo real no seu dashboard da tela inicial. 

• Ordem de serviço por especialidade: neste gráfico é destacado a quantidade e porcentagem das especialidades de serviços prestados sendo de manutenção preventiva, hidráulica, elétrica, civil, entre outras.
• Ordem de serviço por situação: neste gráfico é destacado a quantidade e porcentagem de ordens por situação presente sendo em andamento, proposta pendente de aprovação, execução em andamento e executados. 
•  Ordem de serviço por tipo: assim como nos anteriores o gráfico conta com a quantidade e porcentagem de ordens abertas por tipo: preventiva, corretiva, emergencial entre outras realizadas.
•  Ordem de serviço por localização: o último gráfico conta com a quantidade e porcentagem de ordens realizadas por localização entre matriz e filiais cadastradas. 
• Total ordem de serviço: o gráfico de pizza mostra a porcentagem anual das ordens de serviços que foram realizadas durante todo o ano. 

Conte com a Keepee para obter mais agilidade e eficiência nas manutenções da sua empresa através da nossa tecnologia. Fale com o nosso time comercial e veja o que podemos fazer pelo seu negócio.