Algumas das diversas funções do facilities é otimizar a inspeção e análise de processos, principalmente no que diz respeito ao ambiente logístico.
A inspeção é uma das práticas responsáveis por oferecer mais segurança para o ambiente de trabalho. Já a análise, é fundamental para identificar possíveis erros e implementar melhorias contínuas nos processos.
Desse modo, a função do facilities no ambiente logístico é otimizar os processos e facilitar as operações do setor.
Como o facilities pode contribuir para o ambiente logístico
O facilities não é responsável apenas por executar a inspeção e análise, por exemplo, também envolve a limpeza, manutenção, assistência técnica e diversos outros serviços que visam contribuir para a otimização dos processos, não só no setor logístico.
Contratar empresas terceirizadas para realizar as atividades que não fazem parte do core business de um negócio, permite que tanto os empresários quanto os colaboradores possam concentrar-se nas tarefas que realmente contribuem para o crescimento da companhia. A troca de lâmpadas ou a revisão dos ar condicionados, por exemplo, ainda que sejam essenciais para as operações de uma organização, não fazem parte do seu foco central.
Terceirizar serviços como esses através do facilities permite que toda a responsabilidade desse departamento seja delegada a outra empresa, que além de assumir todas as demandas que envolvem as atividades, também irá executá-las com a máxima eficiência. Uma empresa de facilities irá contar com profissionais especializados nos serviços que oferece e por isso, as chances de obter melhores resultados são maiores.
Falando especificamente no ambiente logístico, há empresas que, com o objetivo de agilizar e otimizar as operações, realizam inspeções, análises, mapeamentos e definição de processos mais adequados, como é o caso da Keepee.
Mas afinal, o que é a inspeção, análise de processos no ambiente logístico? Continue a leitura e saiba mais sobre como funcionam esses serviços e qual a sua importância.
O que é e como funciona a inspeção e análise de processos
A inspeção diz respeito à checagem do funcionamento de todos os aparelhos e peças utilizados pelo centro logístico, a partir de uma série de regras específicas que visam garantir que nenhum equipamento irá apresentar falhas e defeitos durante o seu uso.
Ou seja, possui o objetivo de identificar as condições de cada item e assegurar que a sua execução esteja em conformidade com o padrão de qualidade. É essencial que a inspeção seja realizada periodicamente para que não ocorra uma parada inesperada nos aparelhos, ocasionando a interrupção das operações e atrasando os processos.
Um ambiente logístico precisa prevenir-se contra adversidades que podem prejudicar os seus processos e deixar seus clientes insatisfeitos. Qualquer dano que o consumidor sinta em sua experiência com a empresa, seja no atraso do seu pedido ou na degradação do seu produto, irá impactar negativamente o centro logístico como um todo. A fidelização dos clientes é uma das principais porcentagens de lucratividade de uma organização, uma vez que conquistar um novo cliente é 25 vezes mais caro do que reter um já existente.
A análise dos processos, por sua vez, diz respeito a outra etapa essencial para o ambiente logístico que é executada pelo facilities. Trata-se da compreensão do estado atual dos procedimentos e suas operações, visando elaborar um diagnóstico completo a partir de todas as informações coletadas. Somente a partir desse entendimento, é possível traçar melhorias e otimizar as operações. A análise também auxilia na repetibilidade dos processos que foram identificados como ideais. Assim, é possível construir um modelo de operação que deve ser repetido diversas vezes para desenvolver a constância necessária para o sucesso de um negócio.
De maneira geral, a análise de processos busca responder questões baseadas nos princípios da ferramenta 5W2H, porém com o foco nas perguntas que começam com “O que”, “Como”, “Quem” e “Qual”. Confira abaixo:
O QUE:
- O que o processo está tentando realizar?
COMO:
- Como está a performance do processo?
QUEM:
- Quem são as pessoas envolvidas no processo?
QUAL:
- Quais os objetivos dos processos?
- Qual o nível de criticidade do processo?
- Quais os riscos de não realizar os processos da maneira correta?
- Quais as regras de negócio que controlam o processo?
- Quais as tecnologias utilizadas no processo?
- Quais as entradas e saídas do processo?
- Quais as atividades que compõem o processo?
- Quais as interações existentes no processo?
- Qual o tempo necessário para cada etapa do processo ser finalizada?
- Em quais pontos do processo há interação entre fornecedores e clientes?
- Quais são as oportunidades de melhoria?
- Quais os custos do processo?
Além de buscar responder essas perguntas, a análise também deve seguir alguns passos para que tenha sucesso.
4 passos para uma análise de processos bem sucedida
Entenda as necessidades da organização
A partir de ferramentas de negócio validadas, como a Matriz SWOT por exemplo, faça uma lista dos processos que são prioridades para passarem pela análise. É comum que os empresários queiram analisar todos os processos de uma vez só, o que acaba prejudicando o estudo. Por isso, é essencial contar com uma equipe especializada para realizar todas as etapas da maneira mais eficiente.
Escolha priorizar os processos que envolvem dois ou mais departamentos e também, obtém a performance que melhor apresenta resultados ao consumidor. Ou seja, os processos selecionados precisam contribuir para os objetivos estratégicos da empresa e impactar a experiência do consumidor positivamente.
A partir dessa definição, os processos devem ser examinados de ponta a ponta para que nenhum detalhe seja deixado de lado. Muitas vezes, uma simples minuciosidade pode mudar completamente as operações de uma empresa.
Faça um planejamento da análise
Definiu a ordem de prioridade dos processos que precisam de revisão? Ok. Agora é hora de começar por um deles e realizar o planejamento da análise antes de executá-la. É importante que haja um planejamento para que nenhuma das operações saia do controle. Por isso, a partir da definição de qual será o foco da análise, faça uma estruturação de como o projeto será conduzido e quais são as etapas a serem percorridas. Segundo o CBOK, o planejamento deve executar as seguintes ações:
- Delimitar o escopo de análise (até que ponto a análise vai avançar? O Objetivo é documentar, padronizar ou transformar?);
- Definir padrões de coleta de informação;
- Montar uma equipe de análise e definir papéis.
Coloque em prática o processo de análise
A execução da análise deve envolver uma equipe qualificada e experiente, a qual irá criar uma divisão de processo mais adequada. No entanto, é importante que as pessoas que fazem parte dos processos logísticos, principalmente aquelas que são triviais para a continuidade das operações, estejam presentes.
Lembre-se que documentar cada detalhe não é o melhor caminho, caso o propósito não seja tornar esse trabalho um processo sem fim.
Estabeleça ações de melhorias
As ações de melhoria são fundamentais para contar com operações cada vez mais eficientes. Para isso, é preciso criar um plano de ação com prazos e metas, além de ser imprescindível destinar um responsável para executar cada tarefa.
Com a análise realizada e documentada, é possível sempre revisitá-la para verificar todas as mudanças que foram implementadas e observar como as operações são feitas no momento.
Um dos processos mais relevantes a serem analisados, principalmente para o facilities, é a inspeção dos equipamentos. O pleno funcionamento de todos os aparelhos do centro logístico permite que as operações não sejam interrompidas e os processos não obtenham atrasos, o que é primordial para as empresas que desejam entregar a máxima qualidade e eficiência em seus serviços. Por esses motivos, as inspeções também precisam ser analisadas para que seja possível as deixar mais otimizadas.
Como otimizar a inspeção e análise com facilities no centro logístico
Agora que você já entendeu como funciona inspeção e análise para o ambiente logístico e qual a importância de cada etapa, confira 4 dicas para otimizar os processos do centro logístico através do facilities.
Integre os processos
Para que as operações de um negócio permaneçam em harmonia, os processos não devem operar de maneira independente, uma vez que isso pode gerar ainda mais confusão e desordem na organização. Por isso, é necessário implementar a integração dos setores e garantir uma comunicação eficiente entre as equipes.
Uma empresa que não possui os processos integrados, acaba tendo uma alta taxa de retrabalho, pois a desorganização das atividades impossibilita que elas sejam feitas da maneira correta. Imagine que pela falta de comunicação entre os setores, mais de uma equipe tenha marcado para utilizar um mesmo aparelho, por exemplo. Isso não só iria atrasar todos os processos, como também criaria uma situação desagradável entre os colaboradores.
Especialmente nos centros logísticos, a integração dos processos é ainda mais importante, já que uma operação depende da outra. Para que a transportação das mercadorias seja bem sucedida, é necessário que toda a separação de cada pedido seja feita de maneira cautelosa e atenciosa. A função do facilities é otimizar e agilizar as operações logísticas, mas isso somente será possível se a organização também fizer o seu papel, e manter a harmonia entre os funcionários de todos os setores.
Isso nos leva para o próximo tópico: a integração das equipes
Integre as equipes
A integração dos processos somente é possível através da integração das equipes, pois inevitavelmente uma coisa está interligada na outra. Além disso, quando o ambiente de trabalho é agradável e há uma relação de respeito e proximidade entre os funcionários, as operações fluem melhor.
Ofereça feedbacks para a equipe terceirizada
A empresa terceirizada, que está prestando o serviço de facilities e atuando diretamente na otimização dos processos da sua empresa, precisa compreender o que funciona ou não funciona para o seu negócio. Além das análises a respeito dos processos, a sua organização também precisa realizar uma análise interna a respeito do serviço prestado e procurar saber a opinião dos colaboradores.
Fornecer críticas construtivas a equipe terceirizada e adaptar o serviço para as suas necessidades é a melhor maneira de obter um serviço personalizado e individualizado.
Pesquise a fundo sobre a empresa terceirizada
Antes de contratar uma empresa de facilities para realizar a inspeção e análise da sua organização, pesquise a fundo sobre ela, observe os benefícios que ela oferece e veja o que outras companhias que já a contrataram, tem a dizer sobre ela. É importante que as duas partes desenvolvam uma boa relação e que as expectativas estejam alinhadas.
A Keepee é uma empresa de facilities 4.0 especialista em integrar pessoas, processos e tecnologias, que conta com profissionais preparados para atender o setor logístico.
Agende uma reunião conosco e conte com uma equipe experiente para otimizar as operações da sua empresa, realizar inspeções, análises e mapeamentos e definição de melhores processos.
