A tecnologia é uma grande aliada no setor de facilities, sendo essencial para otimizar e aprimorar as operações de gestão e manutenção de espaços corporativos. 

Através de sistemas integrados e avançados de gerenciamento, é possível monitorar e controlar elementos cruciais, como o consumo de energia, o controle de acesso, a climatização, a iluminação e a manutenção preditiva. 

Essa visibilidade permite uma tomada de decisão mais precisa e informada, além de facilitar a identificação de oportunidades de melhoria e implementação de ações de forma ágil. 

Exatamente por esse motivo, disponibilizamos um software exclusivo para clientes, no qual é possível realizar abertura de chamados, acompanhar o status da operação, obter relatórios completos, gerar gráficos e muito mais.  

Continue a leitura para compreender como essa tecnologia funciona, quais as suas principais funcionalidades e vantagens. 

Como funciona o software de gerenciamento da Keepee?

Com o intuito de facilitar e otimizar os nossos serviços, criamos um software de gerenciamento interno. Assim que você se torna cliente da Keepee, você recebe um acesso com login e senha para começar a utilizar a plataforma, sendo possível conectar-se no computador ou mobile. 

O nosso software foi projetado para concentrar todas as informações sobre os seus serviços em um só lugar, eliminar o desperdício de tempo na solicitação de chamados e automatizar os processos. Através dos recursos que disponibilizamos na plataforma, é possível abrir chamados e obter todos os dados sobre as suas solicitações em poucos cliques. 

Quais as suas principais funcionalidades?

Dentro da ferramenta, você pode visualizar um menu com as seguintes funcionalidades:

1. Barra de notificação: clicando neste botão, abrirá todas as atualizações referentes à comunicação das ordens de serviço em aberto;
2. Perfil de usuário: o perfil de usuário mostra as informações do cliente logado e também permite ao usuário a opção de sair da plataforma;
3. Área de Logout: esse botão indicativo de logout na barra superior, permite uma saída rápida da plataforma.
4. Painel Geral: aqui você encontra um dashboard, onde irá conter as principais informações das ações realizadas, sendo possível filtrar apenas os dados importantes para que a visualização fique de acordo com o que você precisa. 
5. Ordens de serviço: nessa área você poderá abrir novas ordens de serviço, acompanhá-las e encontrar o histórico delas. 
6. Financeiro: dentro dessa aba, é possível acompanhar todos os custos de cada ordem de serviço realizada, realizar pagamentos, visualizar a especialidade do serviço, a emissão e o vencimento do pagamento. 
7. Agenda: clicando aqui, você pode ver os agendamentos de manutenções e visualizar tanto o cronograma geral, como um cronograma específico. 
8. Mapa de geolocalização: outra forma de visualizar as ordens de serviço, é acessando o mapa de geolocalização. Clicando nessa funcionalidade, você poderá observar a quantidade de ordens em cada filial, caso a sua empresa conte com diversas matrizes. 

Além dessas funções, a ferramenta também disponibiliza gráficos e relatórios para que você possa metrificar a performance dos seus serviços. Confira todos os tipos de gráficos que disponibilizamos:

Ordem de serviço por especialidade: 

Neste gráfico é destacado a quantidade e porcentagem das especialidades de serviços prestados sendo de manutenção preventiva, hidráulica, elétrica, civil, entre outras.

Ordem de serviço por situação: 

Aqui, você compreende a quantidade e porcentagem de ordens por situação presente sendo em andamento, proposta pendente de aprovação, execução em andamento e executados. 

Ordem de serviço por tipo: 

Assim como nos anteriores, esse gráfico disponibiliza a quantidade e porcentagem de ordens abertas por tipo: preventiva, corretiva, emergencial entre outras realizadas.

Ordem de serviço por localização:

A última categoria conta com a quantidade e porcentagem de ordens realizadas por localização entre matriz e filiais cadastradas. 

Total ordem de serviço: 

Aqui, você pode visualizar a porcentagem anual das ordens de serviços que foram realizadas durante todo o ano. 

Outras funcionalidades que o software oferece, são: chat, definição de prioridade e geolocalização. Saiba mais sobre cada uma delas abaixo:

Chat: 

Através do chat, é possível obter uma comunicação direta com a nossa equipe de maneira fácil e rápida. Assim que você receber uma resposta, você será notificado diretamente na plataforma. 

Definição de prioridade:

Caso exista um chamado que você gostaria que colocássemos prioridade, basta clicar no botão de alerta dentro da aba de ordem de serviço. Ao fazer isso, você notará que a cor da ordem ficará em vermelho, mas não se preocupe. Isso é apenas um alerta para que a gente possa entender a importância da OS. 

Geolocalização:

Um grande diferencial dentro da nossa plataforma é o de geolocalização. Por meio desse recurso, você pode acompanhar a localização dos nossos técnicos no mapa e compreender se eles estão perto ou longe da sua empresa. 

Principais vantagens dessa tecnologia

Confira as principais vantagens que essa tecnologia oferece aos clientes da Keepee:

Centralização das informações: 

Um software de gerenciamento de facilities permite centralizar todas as informações relevantes em um único sistema. Isso facilita o acesso e a organização de dados, tais como informações sobre instalações, equipamentos, fornecedores, contratos, manutenções, entre outros.

Melhoria da eficiência operacional: 

Com um software adequado, é possível automatizar e agilizar várias tarefas relacionadas ao gerenciamento de facilities. Isso inclui a programação e acompanhamento de manutenções preventivas, controle de estoque, solicitação de serviços, gestão de contratos, reserva de espaços e recursos, entre outras atividades. Essa automação reduz o tempo gasto em processos manuais, aumentando a eficiência e a produtividade da equipe.

Melhoria na tomada de decisões: 

Com acesso a dados atualizados e relatórios gerenciais, um software de gerenciamento de facilities fornece informações valiosas para a tomada de decisões estratégicas. É possível analisar métricas, identificar tendências, avaliar o desempenho de fornecedores e identificar áreas de melhoria. Isso permite que os gestores tomem decisões embasadas, visando a otimização dos recursos e a redução de custos.

Aumento da transparência e comunicação: 

Ao utilizar um software de gerenciamento de facilities, é possível promover uma maior transparência nas operações. Os usuários podem acessar informações relevantes, relatórios e status de solicitações em tempo real. Além disso, o software facilita a comunicação entre os diferentes setores e colaboradores, possibilitando a criação de fluxos de trabalho e a atribuição de tarefas de forma eficiente.

Controle financeiro: 

Um software de gerenciamento de facilities auxilia no controle financeiro das operações. É possível acompanhar os custos relacionados a manutenções, reparos, contratos de fornecedores e outras despesas, facilitando a elaboração de orçamentos, previsões financeiras e análises de custos. Dessa forma, é possível identificar oportunidades de economia e reduzir desperdícios.

Maior segurança e conformidade: 

O software de gerenciamento de facilities pode contribuir para a segurança e a conformidade com regulamentações e normas. É possível monitorar e agendar inspeções de segurança, controlar a documentação necessária, gerenciar autorizações de acesso e manter um registro completo de ocorrências relacionadas à segurança.

Caso você queira obter esses benefícios no seu negócio e contar com uma equipe altamente capacitada para atender com agilidade e excelência as suas necessidades, entre em contato conosco.